Politique de protection des données personnelles de la société Vakom pour les activités et produits Vakom
En vigueur au 13/05/2025
La société Vakom (désignant ensemble la société Vakom et ses agences) place la protection des données à caractère personnel au cœur des produits et des services qu’elle propose et s’engage à respecter les réglementations relatives à la protection des données en vigueur, et plus particulièrement la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à la protection des données personnelles ainsi que le Règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des données (ci-après « RGPD »).
La présente politique a pour objet d’informer les personnes concernées sur la manière dont Vakom traite leurs données personnelles, les raisons de ce traitement et la façon d’exercer leurs droits sur leurs données personnelles.
La politique concerne plus particulièrement les traitements de données mis en œuvre au travers des activités réalisées par la société Vakom (coaching, recrutement…).
La présente politique concerne les traitements mis en œuvre par Vakom en tant que responsable du traitement ou en tant que sous-traitant. Lorsque Vakom agit en tant que sous-traitant, cette politique ne se substitue pas à l’information que le responsable du traitement doit fournir à la personne concernée. L’information fournie par le responsable du traitement prévaut.
La société Vakom se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment afin de vous fournir une information à jour sur la façon dont les données sont collectées et traitées ou suites à des évolutions législatives et réglementaires.
Ce document a pour objectif de présenter la politique de confidentialité des données personnelles externe établie par la société Vakom dans le cadre de la fourniture de ses activités et produits. Cette politique est destinée aux catégories de personnes suivantes :
- Clients: toute personne physique ou toute personne morale et ses salariés et représentants, personnes physiques, ayant souscrit un contrat de prestation avec la société Vakom ;
- Prospects: toute personne qui fait l’objet d’opérations commerciales, marketing, qu’elle soit ou non liée contractuellement avec la société Vakom, y compris tout internaute ayant établi un contact avec la société Vakom ;
- Candidats: toute personne qui postule à un emploi pour un client de Vakom ;
- Bénéficiaires : toute personne accompagnée individuellement par Vakom (bilan de compétence…).
- Stagiaires : toute personne qui suit une formation fournie par Vakom à la demande du client personne morale ou à sa propre demande.
- Partenaires: toute personne physique ou toute personne morale et ses salariés et représentants, personnes physiques, ayant souscrit un contrat de licence de marque avec la société Vakom ;
- Franchisés : toute personne morale à laquelle la société Vakom accorde le droit de d’utiliser sa marque, son savoir-faire et de bénéficier de son assistance contre rémunération.
Terme | Définition |
Donnée(s) Personnelle(s) Ou Données |
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. |
DPO |
Délégué à la protection des données, chargé de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’organisme qui l’a désigné s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme. |
Internaute |
Toute personne qui accède et navigue sur le site https://vakom.fr/ |
Produit |
Tout outil développé par Vakom et utilisé par Vakom, ses partenaires ou ses franchisés dans le cadre de l’accompagnement de leurs clients ou bénéficiaires respectifs. |
Responsable du traitement |
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre. |
Site |
Le site web édité par la société Vakom accessible via internet à l’adresse URL https://vakom.fr/ |
Sous-traitant |
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. |
Traitement |
Opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation, adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement) |
Vakom est responsable des traitements dans les cas suivants :
- Pour l’activité formation
- Pour les activités réalisées à la demande d’un client personne physique (orientation professionnelle)
- Pour l’alimentation et le maintien d’une CV-thèque dans le cadre de l’activité recrutement
Pour tout autre cas, le responsable du traitement est la structure organisatrice de l’activité (client, partenaire ou franchisé), indépendamment de Vakom.
Les coordonnées de Vakom sont :
Vakom
38 rue Bouquet,
76 108 ROUEN cedex 1
Le délégué à la protection des données désigné par la société Vakom peut être contacté aux coordonnées suivantes :
Délégué à la protection des données
Vakom
38 rue Bouquet,
76 000 ROUEN cedex1
1) Activités réalisées par Vakom en tant que responsable du traitement
Les traitement mis en œuvre par Vakom en qualité de responsable du traitement pour la fourniture de ses activités sont décrits dans le tableau ci-dessous. Les données peuvent être obtenues directement auprès de la personne concernée ou auprès de la structure organisatrice de l’activité.
Dans le cadre des traitements décrits, la société Vakom est susceptible de recourir aux produits Vakom (plateforme OPR, BPRH…). La politique relative aux produits de Vakom est disponible sur son site internet.
TRAITEMENTS ET FINALITES | CATEGORIES DE DONNEES | BASES JURIDIQUES |
Activité Formation – Gérer les inscriptions en formation – Suivre la formation des stagiaires – Organiser les formations – Former et accompagner les stagiaires – Evaluer les stagiaires Filmer les stagiaires selon la formation |
Stagiaire : – Données d’identification – Vie professionnelle |
Exécution de mesures contractuelles |
Gestion d’une CV-thèque – Créer un vivier de candidats – Maintenir la CV-thèque |
Candidat : – Données d’identification – Vie professionnelle |
Consentement |
Activité Orientation professionnelle (bilan, VAE…) – Réaliser les prestations souscrites par le client personne physique – Mise en relation avec d’autres bénéficiaires |
Client personne physique : – Données d’identification – Vie professionnelle |
Exécution de mesures contractuelles Consentement |
Amélioration des activités – Réaliser des enquêtes de satisfaction – Elaborer des plans d’amélioration |
Client, bénéficiaire, stagiaire ou candidat : – Données d’identification |
Intérêts légitimes de la société Vakom à améliorer ses activités |
2) Activités réalisées par Vakom en tant que sous-traitant pour un tiers
Les traitement mis en œuvre par Vakom en qualité de sous-traitant pour la fourniture de ses activités à ses clients personnes morales (responsable du traitement), à ses franchisés ou partenaires sont décrits dans le tableau ci-dessous. Les données peuvent être obtenues directement auprès de la personne concernée ou auprès de la structure organisatrice de l’activité.
Dans le cadre de ces traitements, la société Vakom est susceptible de recourir aux produits Vakom (plateforme OPR, BPRH…). La politique relative aux produits de Vakom est disponible sur son site internet.
Pour chaque traitement, la base juridique est définie par le responsable du traitement.
TRAITEMENTS ET FINALITES | CATEGORIES DE DONNEES |
Activité Recrutement (hors CV-thèque) – Réceptionner et analyser les candidatures – Organiser les entretiens – Faire passer des tests (savoir-être, compétence…) – Suivre l’intégration |
Candidat : – Données d’identification – Vie professionnelle – Informations d’ordre économique et financier |
Activité Orientation professionnelle (bilan, VAE…) – Réaliser les bilans avec le bénéficiaire (bilan de compétence, repositionnement professionnel…) – Accompagner le bénéficiaire dans la réalisation de son dossier VAE |
Employés du client : – Données d’identification – Vie professionnelle – Vie personnelle – Données de santé (pour le bilan de santé au travail ou repositionnement professionnel) |
Activité Conseil – Réaliser l’accompagnement des emplois et des compétences d’un client – Réaliser des statistiques (pyramide des âges…) dans le cadre d’un accompagnement conseil RH |
Employés du client : – Données d’identification – Vie professionnelle |
Activité Coaching – Accompagner la personne concernée – Suivre le coaching avec le client et la personne concernée |
Employés du client : – Données d’identification – Vie professionnelle – Vie personnelle |
Pour les finalités décrites ci-dessus, vos données sont susceptibles d’être transmises :
- Aux services internes de la société Vakom ;
- À des prestataires externes de la société Vakom : les prestataires techniques, y compris des sous-traitants, qui fournissent des services ou une assistance et des conseils à la société Vakom. Leur intervention étant strictement limitée à la prestation qu’ils exécutent pour le compte de la société Vakom ;
- Aux organismes de contrôle (DREETS, Qualiopi, OPCO, caisse des dépôts et des consignations…).
La société Vakom peut être amenée à communiquer vos données, sur demande, à toute personne ou autorité à laquelle la loi, les règlements ou les juridictions reconnaissent un droit d’obtenir communication des données.
La société Vakom s’engage à ne pas vendre ni louer vos données à caractère personnel à des tiers sans votre accord préalable.
Les données traitées par la société Vakom sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies telles que précisées dans le tableau ci-après.
1) Activités réalisées par Vakom en tant que responsable du traitement
TRAITEMENTS ET FINALITES | DUREES DE CONSERVATION |
Activité Formation – Gérer les inscriptions en formation – Suivre la formation des stagiaires – Organiser les formations – Former et accompagner les stagiaires – Evaluer les stagiaires Filmer les stagiaires selon la formation |
– 5 ans après la formation pour les conventions de formation – 3 ans pour les autres données |
Gestion d’une CV-thèque – Créer un vivier de candidats – Maintenir la CV-thèque |
– 2 ans après le dernier contact avec le candidat |
Activité Orientation professionnelle (bilan, VAE…) – Réaliser les prestations souscrites par le client personne physique – Mise en relation avec d’autres bénéficiaires |
– Jusqu’à l’issue de la prestation pour les exercices et les notes – 3 ans après la réalisation du bilan de compétence pour le document de synthèse – 5 ans après la réalisation du bilan pour les éléments contractuels |
Amélioration des activités – Réaliser des enquêtes de satisfaction – Elaborer des plans d’amélioration |
– 3 ans avant anonymisation des évaluations |
Les durées du tableau sont augmentées des durées de conservation nécessaires pour satisfaire aux obligations légales, contractuelles, comptables, financières et fiscales qui incombent à la société Vakom ou à ses partenaires, au règlement de différends ou afin de prévenir d’éventuels comportements illicites.
2) Activités réalisées par Vakom en tant que sous-traitant pour un tiers
Les données sont conservées le temps de la relation contractuelle avec le tiers, augmentée des durées de conservation nécessaires pour satisfaire aux obligations légales, comptables, financières et fiscales qui incombent à la société Vakom ou à ses partenaires, au règlement de différends ou afin de prévenir d’éventuels comportements illicites.
L’ensemble des traitements sont réalisés sur le territoire de l’Union européenne (UE).
En toute hypothèse, si la société Vakom était amenée à effectuer un transfert de données hors Union européenne à destination de pays dont le niveau de protection n’est pas reconnu adéquat par la Commission européenne, elle s’engage à respecter les exigences de la réglementation européenne en cadrant tout transfert au moyen de clauses contractuelles types ou d’autres mécanismes juridiques appropriés.
La société Vakom s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques et organisationnels nécessaires afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque en matière de de confidentialité, d’intégrité et de disponibilités des données.
La société Vakom s’engage à prendre en compte la protection de vos données personnelles et de votre vie privée dès la conception des nouveaux produits ou services qui vous sont proposés.
La personne concernée par un traitement de données personnelles peut à tout moment demander à exercer ses droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation ou de portabilité dans les conditions prévues par la réglementation.
Le responsable du traitement peut néanmoins s’opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ou exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés.
Les demandes d’exercice des droits sont à adresser :
- Pour les traitements mis en œuvre par Vakom en tant que sous-traitant : auprès du responsable du traitement (client, franchisé ou partenaire)
- Pour les traitements mis en œuvre par Vakom en tant que responsable du traitement :
- Par message électronique à : dpo@vakom.fr
- Par courrier à : Délégué à la protection des données
Vakom
38 rue Bouquet
76 000 ROUEN
En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité (carte nationale d’identité, passeport…) pourra vous être demandé afin de donner suite à votre demande.
Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés après avoir contacté la société Vakom, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
